Uitwerken Proptech strategie voor Bpost

Evaluatie huidige IWMS

Onze opdracht bij Bpost is gestart met het evalueren of hun huidige IWMS (Archibus) voldoet aan de vereisten van een backbone en of deze behouden kan/moet worden.

(In de internetterminologie is een backbone een stelsel van zeer snelle computerverbindingen waarlangs het gegevensverkeer loopt van de netwerken die op de backbone zijn aangesloten. Een aangesloten netwerk kan zelf ook weer een backbone hebben.)

Eerst werden de vereisten en de evaluatiecriteria bepaald, om vervolgens de vereisten af te toetsen vanuit 4 standpunten (stakeholders, markt, tool en provider).

Als we alle verschillende perspectieven in overweging namen, konden we concluderen dat voor Bpost Archibus nog steeds de juiste Backbone is. Archibus connecteert voldoende met andere point solutions die het “lean” karakter in specifieke bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Beslissingen tot gebruik van point solutions zullen echter onderhevig zijn aan een gestandaardiseerd “beslissingsmodel”.

Bepalen Proptech strategie met implementatieplan

In een tweede deel van de opdracht bracht Freestone alle functionele vereisten van alle afdelingen binnen Service Operations in kaart (adhv workshops en interviews), om deze dan te prioriteren en om zo te komen tot een concreet implementatieplan voor 2022.

Om een implementatieplan te kunnen opmaken, hield Freestone rekening met een aantal factoren:

• De functionele vereisten, opgegeven door de SO departementen
• Inhoudelijke clusters die de functionele vereisten opdelen in groepen, zodat er efficiënter te werk kan gegaan worden bij de implementatie van de tools.
• Een aantal voorwaarden waaraan eveneens aan voldaan moet zijn, vooraleer volgende stappen genomen kunnen worden.
• Input van de provider van Archibus
• De strategische doelstellingen van Bpost

Op basis van alle vergaarde informatie konden we vaststellen welke vereisten konden opgevangen worden in Archibus en welke eerder door een Point Solution zou ontwikkeld kunnen worden.

Implementatieplan

Met al deze gegevens kon er een implementatieplan opgesteld worden, een roadmap voor de komende 3 jaren.

Echter, het was belangrijk dat Bpost een concreet plan had, met focus op het komende budgetjaar 2022. Er moesten dus extra prioriteiten bepaald worden, om tot een haalbaar en realistisch plan te komen.

Om objectief te kunnen prioriteren, werd een evaluatiematrix opgesteld, waarin een gewicht gegeven werd aan een aantal critera waaraan de functionele vereisten binnen de clusters moesten voldoen.

Op basis van deze evaluatiematrix konden we dan een realistisch plan opmaken voor de scope 2022.

Deliverables

• Index alle functionele vereisten van alle SO afdelingen
• Roadmap/implementatieplan 2021-2024
• Evaluatiematrix
• Scope 2022: actieplan