Freestone stelde daarop haar expertise ter beschikking op twee fronten:

  1. De optimalisatie van de interne facilitaire processen om te komen tot een professionele en centrale facilitaire organisatie.
  2. De reanimatie van de bestaande FMIS-tool, in nauwe samenwerking met Ultimo.

PROJECTFICHE

  • Project: Reanimatie FMIS-tool
  • Timing: 2018

Transitie van uitvoerende naar regie-organisatie

Bij Stad en OCMW Lier zijn 150 medewerkers actief binnen het facilitair departement. FM is verantwoordelijk voor diensten als schoonmaak, groenbeheer, openbaar domein, logistiek en gebouwen. Het patrimonium omvat onder andere een woonzorgcentrum, dienstencentra, huurwoningen, administratieve gebouwen en infrastructuur voor sport, jeugd, verenigingen en cultuur.

Het mag niet verbazen dat een dergelijke organisatie vragende partij is voor een optimalisatie van de interne facilitaire processen om te komen tot een professionele en centrale facilitaire organisatie. De FMIS-tool faciliteert een verscheidenheid aan gebruikerstypes gaande van interne medewerkers, (externe) gebouwverantwoordelijken, raadsleden tot zelfs – en dat is het ultieme doel - burgers.

Na deskundige analyse van de situatie kon Freestone een plan voorleggen. Het behoud van de huidige FMIS-tool werd bevestigd. De reanimatie werd letterlijk een intensieve EHBO waarbij de eerste pijnpunten binnen een maand verholpen werden. Het registreren van een melding of aanvraag verloopt nu via een gebruiksvriendelijk sjabloon in een eenvoudig webportaal. Dankzij de procesoptimalisatie werd voor elke aanvraag een efficiënt goedkeuringstraject uitgetekend en werd één gecentraliseerde en transparante planning voor de volledige FM organisatie opgezet.

“Met Freestone haalden we een onafhankelijk expert in FMIS-tools in huis. Dankzij hun facilitaire en procesmatige expertise kunnen we nu zelfstandig aan de slag om de software organisatorisch en functioneel breder te benutten.” Kristel Zomers - Departementshoofd infrastructuur Stad en OCMW Lier

Optimalisatie FMIS-tool

Een FMIS-tool zou het efficiënt beheer van diensten en gebouwen moeten verzekeren, met operationele en financiële voordelen. Maar Stad en OCMW Lier benutte slechts 10% van de mogelijkheden van hun FMIS-tool die voornamelijk gebruikt werd als magazijnbeheerssysteem en voor backoffice opvolging van meldingen.

Freestone was hier niet aan haar proefstuk toe: al jarenlang levert ze advies op vlak van FMIS en de implementatie van allerhande FM-Tools. Zo bezit ze de kennis van alle belangrijke FMIS-tools op de markt (Ultimo, Archibus, Planon, Topdesk, Axxerion, myMCS, ServiceNow…). ​Ook in het geval van Stad en OCMW Lier droeg de FMIS-tool geen geheimen​ in zich. Freestone was bekend met alle modules van Ultimo en kon het nuttig gebruik van de FMIS-tool ingrijpend verhogen.

Resultaat

Freestone begeleidde Stad en OCMW Lier naar een professionele en centrale facilitaire organisatie, met duidelijke processen en een sterkere inzetbaarheid van de FMIS-tool. Het gebruik van de FMIS-tool zal ook uitgebreid worden naar alle diensten van de organisatie en haar klanten.

Stad en OCMW Lier heeft nu alle kaarten in handen om de verdere groei van de FM-organisatie te verzekeren.

Wil jij ook het beste halen uit je FMIS-tool?