Opdrachtomschrijving

AZ Alma rekende op Freestone People voor de tijdelijke versterking van het biotechnisch team. Dit team, pas in 2018 opgestart, stond voor de uitdaging om op korte tijd te groeien en procedures op punt te stellen. Om een achterstand in onderhoud op medische toestellen weg te werken én te anticiperen op toekomstige projecten zoals de inhuizing en ingebruikname van veel nieuwe apparatuur op een korte periode, moest het team tijdelijk verstrekt worden.

Ze zochten iemand die ervaring had met medische toestellen én die over de nodige technische bagage beschikte om ook zelf medische toestellen te controleren op de correcte werking. Daarnaast moest er na elke onderhoudsbeurt of periodieke keuring gezorgd worden voor de correcte attesten en onderhoudsrapporten.

Aanpak

Jan Muyldermans had de nodige ervaring met keuringen en onderhoudsbeurten, en kon starten als Medewerker Biotechnische Dienst, voor een voorafbepaalde periode van 6 maanden. Zijn taken bestonden eruit om de opvolging van de onderhoudsplanning en de planning voor keuringen via SAP te verzekeren. De werkbonnen voor onderhoud en keuringen werden automatisch naar biotechniek en de leveranciers gestuurd zodat de biotechnische dienst dan kon afstemmen met deze leveranciers.

Concreet ging het over deze medische toestellen: spuitpompen voor medicatie, patiëntenmonitors, beademingstoestellen, alle toestellen van het OK, bloeddrukmeters, enz.

Alle toestellen hadden een uniek equipmentnummer dat met een sticker aangebracht was op de toestellen. Bijkomend was er steeds een vervalsticker zodat de dienst waar het toestel in gebruik was ook kon zien dat het onderhoud steeds tijdig werd uitgevoerd. Deze vervalsticker werd dan aangepast wanneer het onderhoud of keuring uitgevoerd was. Op een defect toestel kleefde het team een rode sticker met “verboden te gebruiken”. Daarna maakte de dienst een melding aan via het intern CMMS-systeem (Computerised Maintenance Management System) dat hier dan automatisch een ticket aanmaakte dat in SAP binnenkwam. De teamleader zette deze dan om in een werkorder.

Gezien alle toestellen nog niet op een correcte manier en op het correcte tijdstip hun onderhoud of keuring kregen, was het een hele uitdaging steeds een kritisch oog te hebben voor de werkorders die uit SAP kwamen.

Resultaat

Naast het opvolgen van de onderhoudsplanningen en de planning voor keuringen, hebben we samen met de aankoopdienst mee helpen bepalen welke kritische vervangtoestellen en vervangonderdelen waren. Van deze werden dan enkele op stock genomen om een snelle en accurate herstelling te kunnen uitvoeren bij een defect.