De opdracht startte midden 2016, waarbij Freestone eerst een grondige analyse maakte van de bestaande kantoorgebouwen en warehouses van beide organisaties. Na de overname had Van In zes huurcontracten voor twee logistieke gebouwen (13.000 m²) en vier kantoorgebouwen (4.800 m²). De doelstelling was de huisvesting te optimaliseren en de medewerkers te integreren.

Tijdens strategische interviews werd snel duidelijk dat de kantoren van De Boeck in Antwerpen niet beantwoordden aan de toekomstige behoeften inzake duurzaamheid, parking en bereikbaarheid. Ook de bestaande kantoren van Van In, bleken qua capaciteit, inrichting en lay out niet klaar om de werknemers van De Boeck te huisvesten.

Freestone startte een stay-or-leave studie. Verschillende scenario’s werden bekeken om de integratie door te voeren in de actuele kantoren of in alternatieve gebouwen. Hierbij werd ook rekening met potentiële ingrepen in de inrichting te Wommelgem.

In Louvain-la-Neuve was het niet mogelijk om de integratie door te voeren binnen de beide bestaande gehuurde kantoren. Enerzijds was er een service-contract dat niet uitbreidbaar was, anderzijds was er een sterk verouderd kantoorgebouw dat niet future-proof was zonder zeer grondige ingrepen. Door een gedetailleerde site selectie in de regio Waver/Louvain-la-Neuve werden potentiële kantoorruimtes geselecteerd, bezocht en onderling vergeleken.

Naast de kantoorintegratie werden eveneens scenario’s bestudeerd om de opslagactiviteiten te centraliseren binnen de bestaande warehouses van Van In/De Boeck dan wel door een nieuwe unit te huren.

PROJECTFICHE

  • Klant: Van In Publishing
  • Opdracht: Stay-or-leave studies en site selection in functie van integratie 2 organisaties
  • Timing: 2016 - 2018
  • Locatie: Antwerpen en Waals-Brabant
  • Oppervlakte: 4.800 m² kantooroppervlakte; 13.000 m² logistieke oppervlakte.

Het resultaat

In Wommelgem werden de kantoren en parkeerplaatsen succesvol uitgebreid en aangepast om in een geïntregeerde huisvesting te kunnen voorzien. Naast een aanzienlijke reductie van de huurprijs (-20%) werd ook een investeringsbudget bij de eigenaar genegotieerd waardoor Van In de nodige aanpassingen kon doorvoeren. Freestone realiseerde totale besparing van ongeveer € 1.1 mio over de looptijd van het huurcontract, dit voor zowel de kantoren als het magazijngedeelte.

De beide bestaande kantoren in Louvain-la-Neuve werden, conform de contractuele bepalingen, opgezegd. De integratie van de organisatie werd uitgevoerd op een nieuwe locatie. De totale jaarhuur werd gereduceerd met 18%, die over de looptijd van het contract een besparing van € 550 k bedraagt.

De kantoren van De Boeck in Antwerpen werden tevens succesvol onderverhuurd door Freestone. Dit contract was immers niet op korte termijn opzegbaar.

De aanpak van Freestone

  • Doorlichting bestaande huurcontracten en randvoorwaarden
  • Opmaak toekomstig ruimtelijk en technisch behoeftenprogramma
  • Onderzoek haalbaarheid integratie in bestaande gebouwen
  • Opmaak RFI en marktverkenning alternatieve locaties
  • Opmaak stay or leave business case
  • Stay scenario te Wommelgem: huurhernegotiatie
  • Leave scenario te Louvain-la-Neuve: site selectie & huurnegotiatie
  • Opmaak nieuwe huurovereenkomsten

Meer weten over een stay-or-leave analyse, site selectie en huurnegotiatie?