Algemene gegevens project

  • Klant: RIZIV, FOD Volksgezondheid en FAGG
  • Periode: 2015 - heden
  • Grootte project: 2.000 medewerkers: van 80.000 m² naar 35.000 m²
  • Locatie: Brussel
RIZIV

1. MASTERPLAN RIZIV

In 2015 voerde Freestone een masterplan analyse uit voor het RIZIV bestaande uit volgende onderdelen:

  1. Een totale analyse van de bestaande huisvestingssituatie van RIZIV
  2. De opmaak van een werkplekstrategie voor het RIZIV
  3. De opmaak van een architecturaal design
  4. Een technische analyse van de bestaande gebouwen
  5. De ontwikkeling van huisvestingsscenario's
  6. Ondersteuning op het gebied van change management en bedrijfscultuur

Op basis van deze analyse werd beslist om niet langer te blijven in de huidige gebouwen aan de Tervurenlaan maar op zoek te gaan naar een nieuw pand. In samenwerking met Freestone werd op zoek gegaan naar een nieuw pand, niet enkel voor het RIZIV maar in het kader van redesign van de gezondheidsadministraties ook voor de FOD Volksgezondheid en het FAGG. In de zomer van 2017 werd er besloten om de drie diensten te huisvesten in het Galilée gebouw in Brussel. Freestone begeleidde de aankoop, de inrichting gebaseerd op de filosofie van ‘New Way of Working en doorliep samen met de interne diensten van de administraties ook het change traject voor de medewerkers. De drie administraties gingen van een oppervlakte van +/- 80.000 m² voor 2.000 medewerkers naar 35.000 m² voor hetzelfde aantal medewerkers, en verhuisden op 1 maart 2021 naar het Galilée gebouw.

Begeleiding in het Change traject

Via workshops met personeel en directie werden de verschillende stakeholders betrokken in het proces voor het opzetten van de new way of working. Op deze manier worden de veranderingen van werkplek die met de verhuis gepaard zullen gaan, breder gedragen en beter aanvaard door iedereen die betrokken is.

Wilt u graag meer informatie over het uitvoeren van een masterplan op uw site, werkplekinrichting of change management?

2. VISIEVORMGEVING FM ORGANISATIE

In het kader van de nieuwe huisvestingsstrategie en het redesign-project van de gezondheidsadministraties werd beslist om de facilitaire diensten te centraliseren, om zo te komen tot een verhoogde manier van samenwerking. Van de 3 oorspronkelijke diensten werd 1 dienst uitgewerkt die verantwoordelijk is voor alle medewerkers van de 3 administraties in het Galilée gebouw.

Freestone, als facilitair expert nam de uitwerking van de nieuwe Facility-organisatie op zich volgens de principes van een moderne facilitaire regie organisatie. De experts van Freestone werkten een visienota, een make-or-buy strategie, en een organisationele analyse uit. We berekenden de besparingsmogelijkheden voor elk van de administraties en werkten een concrete roadmap uit voor de implementatie.

Wat is ...

De visienota geeft weer wat de visie en strategie is voor de nieuwe Facility Management organisatie. In het geval bij RIZIV komt het er op neer dat we spreken over een regie organisatie, een organisatie die vooral de touwtjes in handen neemt maar niet alles meer zelf zal gaan uitvoeren. Hierbij wordt de grootste verantwoordelijkheid van de facilitiaire organiatie de coördinatie en opvolging van de leveranciers en eigen personeel.

Dit is een verderzetting van de visie die voor de nieuwe FM organisatie vormgegeven werd. Er werd in de visie beslist dat alle diensten marktconform moesten zijn, of ze nu intern of extern (make or buy) uitgevoerd worden. Conform deze visie werd voor de verschillende diensten de make or buy strategie per dienst uitgewerkt. Wat gaan we in de toekomst zelf doen en wat zullen we aankopen.

3. IMPLEMENTATIE FM ORGANISATIE

Tot op heden begeleidt Freestone de 3 gezondheidszorgorganisaties bij het uitvoeren van de roadmap en het opzetten van de nieuwe FM organisatie. Hierbij vormde de visienota de basis voor de verderzetting van de implementatie en het uittekenen van de facilitaire organisatie op vlak van organisatie, diensten, budget, processen en tools.

Dit houdt o.a. in:

Dienstenaanbod & organisatiemodel

Aan de hand van de vastgelegde visie en een mapping van de huidige diensten binnen de 3 organisaties, werd het toekomstige dienstenaanbod bepaald. Hieraan werd ook het nieuwe organisatiemodel gekoppeld en uitgetekend.

Producten- en dienstencatalogus en rollen

Het vastgelegde dienstenaanbod van de toekomstige facilitaire organisatie is verder beschreven en verfijnd in een producten- en dienstencatalogus (PDC) met duidelijke en meetbare SLA's en KPI's.

Daarnaast is ook het organisatiemodel verder uitgewerkt met daarbij horend een organigram met concrete rollen en functies die het organigram zullen invullen. Daartoe behoorde ook duidelijke functiebeschrijvingen inclusief de verwachte expertise. Doordat het toekomstige organisatiemodel uitgaat van een organisatie in regie zal dit een impact hebben op het takenpakket van de bestaande medewerkers. De aard van deze taken zal minder uitvoerend zijn en meer coördinerend, dus tactisch/strategisch.

Budget

Met de kennis van de producten en diensten die in de toekomst zullen worden aangeboden en het toekomstige serviceniveau dat wordt nagestreefd, is het budget van de facilitaire organisatie opgemaakt. Het budget moest allesomvattend zijn en bovenal marktconform.

Processen en tools

Een performante regieorganisatie die inzet op een vraaggestuurde dienstverlening heeft een duidelijk centraal meld- en aansprekingspunt. Via dit meldpunt kunnen aanvragen voor diensten en klachten van het begin tot het einde opgevolgd worden met feedback van en naar de klant toe. De gezondheidszorgorganisaties streven naar een professionele FM tool om de beheersbaarheid van de facilitaire organisatie te verzekeren.

Wat is...

FMIS staat voor Facility Management Information System. Dit is Property Technology software (Proptech) waarmee Facility Managers grip houden op hun facilitaire- en vastgoed gerelateerde processen. FMIS is cruciaal in het project van de regie organisatie. Via dit systeem zullen de vragen van de medewerkers gelinkt worden aan de partijen die de diensten zullen moeten gaan uitvoeren.

Een producten- en dienstencatalogus (PDC) beschrijft de diensten die aangeboden worden aan de klant. De PDC ondersteunt een vraaggerichte dienstverlening, waar de klant centraal staat door in te spelen op hun behoeften en verwachtingen. Het doel van een PDC is een transparante en professionele communicatie naar de klanten toe, die makkelijk raadpleegbaar en opvolgbaar is.

Door SLA’s en KPI’s te integreren in deze PDC worden de verwachtingen van de klant beter gemanaged doordat ze aanvraag- en leverings- of oplossingsprocedures kennen. Op die manier weten de klanten wat ze concreet kunnen verwachten van een dienst.

Ben je benieuwd hoe Freestone ook jouw organisatie kan optimaliseren?